業務効率化の工夫って何してる?「マルチタスク万歳!パラキャリのためのライフハックテク&ツール大公開」イベントレポ

パラキャリ

14年の会社員生活ののち、2016年5月よりフリーランスとして働いている“ランボー”こと橋本憲太郎です。

ライターを軸にクラウドファンディングのコンサル、ブログやメディアを運営しています。

“書くこと”がメインな僕の仕事ですが、原稿だけではなく調整や連絡、また人と会って話したり、企画を考えたりと、原稿をこなすだけではない時間の使い方や考え方が求められます。フリーランスって、やること多いですよねぇ……。

そこで11月2日に行われた、フリーランス協会主催のイベント『マルチタスク万歳!パラキャリのためのライフハックテク&ツール大公開』の情報を聞きつけ、即決で申し込み参加してきました。

実際に多数のプロジェクトを行ったり、様々な肩書を持っている人はどんな働き方をしているのか? 便利なツールはあるのか? 聞いてきました。

この記事では各登壇者が行っているリアルな仕事術を紹介します。

取り入れられそうなツール、考え方はどんどん吸収して、明日からのお仕事に役立ててくださいね。

登壇者一覧

■守屋 実氏 株式会社守屋実事務所 代表/一般社団法人プロフェッショナル&パラレルキャリア・フリーランス協会 理事

ParallelsCareer-25

1969年生まれ。明治学院大学卒。1992年に(株)ミスミ(現ミスミグループ本社)に入社後、新市場開発室で、新規事業の開発に従事。2002年に新規事業の専門会社、(株)エムアウトを、ミスミ創業オーナーの田口氏とともに創業、複数の事業の立上げおよび売却を実施。2010年に守屋実事務所を設立。設立前および設立間もないベンチャーを主な対象に、新規事業創出の専門家として活動。自ら、投資を実行、役員に就任、事業責任を負うスタイルを基本とする。 ラクスル(株)、ケアプロ(株)の立上げに参画、副社長を歴任後、メディバンクス(株)、(株)ジーンクエスト、(株)サウンドファン、(株)みんなの健康、ブティックス(株)、(株)SEEDATA(博報堂DYグループ)、AuB(株)、(株)TOKYOJP、(株)ミーミル、(株)みらい創造機構、一般社団法人プロフェッショナル&パラレルキャリア・フリーランス協会、(株)トラスなどの各社取締役、顧問、理事などを兼任、(株)リクルートホールディングスなどの各社アドバイザーなどを歴任。

■日比谷 尚武氏 Sansan株式会社 コネクタ/一般社団法人at will work 理事

Parallels-Career-3

学生時代より、フリーランスとしてWebサイト構築・ストリーミングイベント等の企画運営に携わる。その後、NTTグループにてICカード・電子マネー・システム開発等のプロジェクトに従事。 2003年、株式会社KBMJに入社。取締役として、会社規模が10名から150名に成長する過程で、開発マネジメント・営業・企画・マネジメント全般を担う。 2009年より、Sansanに参画し、マーケティング&広報機能の立ち上げに従事。並行して、OpenNetworkLabの3期生としても活動する。現在は、コネクタ/名刺総研所長/Eightエヴァンジェリストとして社外への情報発信を務める。 並行して、株式会社PRTable 社外取締役、公益社団法人日本パブリックリレーションズ協会 広報委員も務める。また、ロックバーも経営している。

-Eight
-at Will Work

■西小倉 宏信氏 タイムクラウド株式会社 代表取締役/ラフノート株式会社 代表取締役

Parallels-Career-4

2007年関西大学総合情報学部卒。同年株式会社マインディア設立。(2014年に「ラフノート株式会社」に社名変更)あらゆるWebシステムの受託開発を行う。 2013年から完全リモートワークを導入。2017年に離れた場所にいても誰がどのタスクをどれぐらい行っているのかをリアルタイムで共有する「TimeCrowd(タイムクラウド)」を開発するために「タイムクラウド株式会社」を設立。 同2017年、一般社団法人プロフェッショナル&パラレルキャリア・フリーランス協会のシステム開発も担当。

■平田 麻莉 一般社団法人プロフェッショナル&パラレルキャリア・フリーランス協会 代表理事/株式会社タスカジ PRマネージャー/株式会社ビザスク 広報/ケースライター

Parallels-Career-5

大学在学中よりインターンとしてPR会社ビルコムの創業期に参画。大手企業からベンチャーまで、国内外50社以上において広報の戦略・企画・実働を担う。自社広報や人材育成を担当し、「戦略的PR」を提唱するビルコムの広報メソッドや知見の体系化に寄与。 現在は、フリーランスとして「タスカジ」や「ビザスク」の広報責任者を務めるほか、エグゼクティブ教育のためのケースメソッド教材制作、ビジネスコラム執筆、翻訳などを行う。

スケジュールが多い人のための仕事術

BBQイベントを立ち上げるように会社を立ち上げる守屋さんの超絶メモ術

『48=17+15+16』

この数字はなんだと思いますか?
これは、左から年齢=企業内起業+独立起業+週末起業の数です。

まさにBBQ企画するように会社を立ち上げている守屋さん。会場の挨拶でも、「なにか面白いアイディアがある人は一緒に会社を立ち上げましょう」と仰っていました。

守屋さんのシンプルかつ強力なメモツール

守屋さんは、多数の会社を経営しています。日々、打ち合わせを始め、登壇、イベントなど日々様々なタスクをこなすためにメモ帳ファイルを用意しています。手がける案件ごとにメモ帳にどんどん書き込んでいくとのこと。
合わせて行なうタスクの流れは以下

  • 予定確保
  • 規模の大きさに併せて予習、復習枠を確保(カレンダーに入れる)
  • 日曜日に週次確認
  • 前日確認
  • 当日
  • 復習スケジュール追加確保
  • 日次決算

スケジュールどおりにタスクをこなすことで、メモ帳上で準備が完了。当日このメモを読んで確認、復習の時間は当日に「重要」とチェックした内容から、アポをとったり資料を送ったりと次のアクションに落とし込むそうです。

ポートフォリオは8年前からアップデートしているひとつのプレゼン資料

Parallels-Career-7

また、「起業48」という自己紹介資料も紹介。ご自身の手がけたプロジェクトや事業を載せているプレゼン資料を用意しています。この内容で講演を依頼したりできるので、頼む側もわかりやすく、講演依頼がしやすいですよね。

フリーランスは自分の実績をまとめることを後回しにしがちです。一度でも締め切りを作ってプレゼン資料を作ると、今後の仕事獲得ややりとりがとてもスムーズになるな、と感じます。

Eightを使えばFacebook以外の人とも繋がれる

ParallelsCareer-29

仕事上の繋がりをFacebookで行なう場合が多くありますが、Facebookの友達上限は5000人。仕事上の繋がりが多い人だと、上限に達してしまう人も少なくありません。

そこで日比谷さんがすすめるのが、自身の元所属先で、現在もエヴァンジェリストを務めるSansan株式会社の名刺アプリ「Eight(エイト)」。Eightであれば、登録上限を気にしなくて良いですし、既存のSNSの繋がりに疲れた層や、Facebookとは異なるユーザーと繋がることができます。

名刺管理のコツとして、1つは「より好みせずにすべて取り込むこと」と日比谷さんは言います。自分にとって必要か? 重要な人物か? など判断せずに、すべて取り込む。会社員では自分の関係ある分野の名刺を管理していれば良いかもしれませんが、フリーランスはどこでどう繋がるかわからない。あとから確認したくても後の祭りということも多々あります。そのため、より好みせずにどんどんデータ化していくと良いそうです。

確かに、僕もフリーランスになってわかったのは、名刺交換した相手と「いつどこでどのような形で繋がるか予想もつかない」こと。いつも仲良くしている仕事相手から、ライターやブロガー範囲外の繋がりを相談されることも少なくないので、肝に銘じようと思いました。

肩書が複数ある人ならではの名刺交換後の個人情報取り扱い

複数の肩書を持っている人は、複数の名刺を持っていることが多いです。そこで、名刺交換の際ひとつ気をつけてほしい、と日比谷さんは言います。

例えば、A,B,Cの会社に所属していて、Aの名刺で名刺交換をしたとします。その場合、相手に渡したAの名刺の効力の範囲内でしか、相手から頂いた名刺の情報を使ってはいけません。

相手は「Aの所属しているあなた」と名刺交換をしたわけであり、「BやCのあなた」と名刺交換したわけではない。なので、Aで交換した場合、B社やC社(事業レベルでも)交換した相手の情報は使えないわけです。

複数肩書がある方ならではの、気をつけたいマナーですね。

ソーシャルゲームっぽいポロモードアプリで集中時間を

25分集中して5分休憩する。ポロモード・テクニックという集中方法をご存知でしょうか?

集中して仕事をこなすために、25分毎に時間を区切って仕事をする時間管理術。Francesco Cirillo氏が1992年、自身の勉強効率を上げるために考案

手順
1、25分を1ポモドーロとし、やるべきタスクを1ポモドーロ刻み(25分毎)に分ける。
2、25分間は、他の事は一切やらず、タスクに集中する
3、25分経てば、5分間の休憩を入れる
4、ポモドーロ毎(2時間毎)に30分程の長い休憩をとる
5、あとは上記を繰り返す

そのポロモードにゲーム要素を取り入れたアプリを開発したのが、登壇者の西小倉さん。

Parallels-Career-8

集中するとアイテムがもらえて、そのアイテムの収集要素もあるアプリ。集中できないとお宝が壊れてしまうので、集中せざるを得ないですよね。

アプリはコチラ→Collect – コレクト – | 作業集中アプリ

複数のプロジェクトを並行して進められる「TotalSpaces2」

Parallels-Career-10

複数のプロジェクトを進めているとデスクトップ画面がとっちらかりやすいですよね。執筆したり、連絡したり、コードを書いたり、新規案件について調べたり。そもそも注意散漫になりますし、集中できない。そこでオススメするのが、「TotalSpaces2」です。

デスクトップ画面を複数増やすことができ、かつデスクトップに名前を付けられるので、プロジェクトごとに作業スペースを分けられるのです。

これは最高過ぎる。

作業ごとに集中する環境を作れて、かつ画面を切り替えるだけで、すぐに作業に入れます。僕もこのイベントに参加後から使っているんですが、作業の切り替え時間のコストが減ったのでとても重宝しています。

TotalSpaces brings grid spaces to your Mac and more!

複数人でリアルタイム開発できる「Cloud9」

スクリーンショット 2017-11-20 10.48.15

開発も行う西小倉さんは、リアルタイムで開発できるサービス「Cloud9」を使っています。その名と通り、離れた仲間やエンジニアとリアルタイムで開発環境を構築できるサービスです。無料。

ブラウザベースで動くのでどこでも開発できるのが最大のメリット。プログラマーが細かいところを構築する前段階でざっくりとしたコードを書いて共有でき、進捗もわかるので重宝します。

Cloud9 – Your development environment, in the cloud

スケジュール管理の裏ワザ

日比谷さんは、SHIFTなる複数のGoogleアカウントを切り替えるアプリを活用し、自分のカレンダー同士複数連携させ、スケジュールを把握しています。

Parallels-Career-9

Shift – The Best Desktop Email Client for Gmail and Outlook.com

何かと大変なスケジュール調整。西小倉さんは、Googleカレンダーと同期して、空き時間を候補として出してくれる「youcanbook.me」という海外サービスを利用。これでスケジュール管理がとても楽になったそうです。

スクリーンショット 2017-11-17 13.34.48

Online scheduling tool for customer bookings – YouCanBook.me

子育ても両立しながら多忙なスケジュールをこなす平田さん。その管理方法は「仕事仲間にスケジュールを公開すること」。

スケジュールはGoogleカレンダーで一元管理し、プライベート用と仕事用、夫用、子供達用の4つのカレンダーを使い分けているそう。さらには、所属している企業やチームが複数あってGoogleアカウントも複数あっても、すべてマスターとなる個人用のGoogleアカウントにカレンダーを同期し、どのアカウントからも編集できるようにし、仕事を一緒にしているクライアントや仲間に公開しているとのこと。

案件次第では公開できない内容もありますが、そこは自分だけがわかる言葉で置き換えているので、そこは大丈夫だそうです。

また、プライベートは枠だけ見せて中身は見せないなどの工夫をしています。

別のクライアント同士が知られて気まずい関係にならないか? との質問には、オープンにしてシェアしているので、あまり気まずい雰囲気にはならないとのこと。

生き方や目的のために手段(ツール)を上手に使おう

パラレルキャリア第一線で活躍されている方々のリアルなツールは考え方の共有でした。人それぞれ好みや「ハマる」方法は違いますが、他者の知恵を借りることで、確実に試行錯誤する選択肢が増えます。

ぜひ参考にして、自分の人生をより充実したものにしたいですね。

また、フリーランス協会では今後いろいろなイベントを企画しています。さらには、年会費1万円でフリーランス向け保険や福利厚生、所得補償制度を提供するなど、フリーランスとパラレルワーカーのための支援活動を行なっているのでぜひチェックしてみてください。
https://www.freelance-jp.org

 

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

最新情報をお届けします

1 個のコメント

  • コメントを残す

    メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です